Effectuez des envois groupés de documents (notamment avec un modèle CSV)
Utilisez un modèle pour envoyer un document à plusieurs destinataires et fournissez à chacun d’entre eux une copie unique à compléter ou à réviser.
Envoi groupé
Envoyez des documents à plusieurs contacts en un seul clic
Gagnez du temps en automatisant la distribution des documents en masse. Utilisez des variables prédéfinies, des modèles et des fichiers CSV pour envoyer des documents uniques à des centaines de destinataires.
Aucune carte bancaire n’est requise
Plus de 68,000 entreprises utilisent PandaDoc pour envoyer et signer électroniquement des documents
En quoi consiste l'envoi groupé ?
L’envoi groupé permet de distribuer des documents et des e-mails à plusieurs destinataires en même temps. L’utilisation de cette fonctionnalité nécessite un modèle de document avec des blocs de contenu dynamiques et un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) contenant l’ensemble des informations essentielles nécessaires à l’envoi du document.
Les utilisateurs de PandaDoc peuvent gagner du temps en utilisant l’automatisation de l’envoi groupé pour transmettre des centaines de documents et d’e-mails à un grand nombre de destinataires. Même si leur génération est automatique, tous les documents peuvent toujours être personnalisés, permettant ainsi un processus évolutif qui reste conforme aux normes de la marque.
Allez plus loin avec l’envoi groupé
Distribuez des documents à la vitesse
de l’éclair
Envoyez des documents à jusqu’à 1 000 destinataires à la fois depuis une seule interface.
Utilisez des variables pour ajouter une touche
personnalisée
Utilisez des modèles et des variables pour ajouter des noms, adresses et autres informations uniques aux documents générés automatiquement.
Gagnez du temps et éliminez les redondances
de processus
Automatisez la distribution à plusieurs destinataires et gagnez des dizaines d’heures de tâches administratives.
Améliorez votre approche des envois groupés
Automatisez votre processus de distribution
Les flux de travail traditionnels de préparation des documents sont conçus pour envoyer un document à la fois. Les préparateurs doivent assigner des destinataires, ajouter des champs de signature électronique et créer un message personnalisé.
Bien qu’essentiel pour les contrats et les propositions, ce niveau d’attention n’est pas nécessaire pour les documents simples tels que les accords de confidentialité ou les notifications de politique. Rationalisez la distribution de ces documents grâce à des fonctions d’envoi groupé qui permettent à votre équipe de gagner du temps et de s’épargner bien des efforts.
Maximisez votre efficacité en exploitant les listes et les données
Vous en avez assez d’ajouter manuellement des signataires et des destinataires à chaque document ? Vous devriez essayer l’envoi groupé à l’aide de fichiers CSV pour la distribution.
Organisez les noms des destinataires dans une feuille de calcul, puis utilisez des champs fusionnés pour ajouter automatiquement ces informations à vos documents. Ce processus simplifié remplace les flux de travail manuels par une distribution automatisée pour l’ensemble de votre liste de destinataires.
Gardez le contrôle sur la voix de votre entreprise grâce à des modèles aux couleurs de votre marque
Même si les outils d’envoi groupé s’avèrent idéaux pour les documents transactionnels, il n’est pour autant pas question de sacrifier l’identité de votre marque. Vos équipes peuvent toujours utiliser des modèles de documents prédéfinis et garder un contrôle total sur leur apparence et leur convivialité.
Avec PandaDoc, vous pouvez facilement personnaliser les modèles à l’aide de l’éditeur de documents pour vous assurer que la stratégie de marque reste cohérente lors du processus d’envoi groupé.
Découvrez comment commencer à utiliser l’envoi groupé à partir de PandaDoc
« Grâce à PandaDoc, nous avons gagné en efficacité : les packages Recrutement sont envoyés rapidement aux candidats… ce qui nous permet d’échapper à des tâches administratives chronophages. »
Directrice Systèmes et processus commerciaux
Distribuez des documents importants à l’aide de l’envoi groupé
Contrats et avenants
Les accords standardisés, tels que les accords de confidentialité, et les avenants mis à jour, tels que la notification d’un changement de service, sont nécessaires mais de nature essentiellement administrative. Les entreprises sont tenues de les envoyer et une action peut être requise de la part du destinataire (par exemple une signature électronique), mais leur contenu est uniformisé.
Les documents entrant dans cette catégorie sont d’excellents candidats pour l’envoi groupé, car ils n’ont pas besoin de personnalisation poussée et doivent souvent être envoyés à un grand nombre de destinataires.
Documents administratifs liés au processus d’accueil
Pour les entreprises qui embauchent par groupes ou par vagues, l’envoi groupé offre un moyen efficace d’envoyer des formulaires, divulgations et documents importants aux nouveaux employés. Les administrateurs peuvent créer les modèles de documents, compiler une liste de destinataires sous forme de fichier CSV et laisser PandaDoc faire le travail.
Les nouveaux employés peuvent soumettre leurs informations et remplir les documents requis, qu’il est possible d’ajouter aux fichiers et bases de données appropriés. Par ailleurs, grâce à l’intégration de PandaDoc avec Greenhouse, vous n’aurez aucun mal à maintenir le lien entre tous ces éléments.
Formulaires de consentement et renonciations
De nombreux secteurs d’activité ont recours à des formulaires de renonciation et de consentement avant d’entamer un projet ou de résoudre un problème. Ces formulaires requièrent généralement une signature électronique ou une confirmation similaire de la part du client.
L’envoi en masse est une excellente option dans ce cas de figure, en particulier lorsqu’il s’agit d’envoyer des formulaires à plusieurs nouveaux clients à la fois. En employant les bons modèles et la bonne configuration, on peut facilement s’assurer que tout le monde est en mesure d’approuver aisément et rapidement les formulaires.
Enquêtes et questionnaires
L’avis des clients est inestimable. Utilisez l’envoi groupé pour distribuer des formulaires de commentaires à une liste de clients ou d’employés et recueillir rapidement des réponses.
Préparez vos documents avec des questions, des listes déroulantes et des champs de réponse, puis envoyez-les à l’aide d’outils d’envoi groupé d’e-mails, avec un objet formulé judicieusement pour encourager la participation.
Apprenez à effectuer des envois groupés avec PandaDoc
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