Datenschutzerklärung

Inhaltsverzeichnis

Zusatz zum EU-Datenschutzrecht

Zusatz zum kalifornischen Datenschutzrecht

Zusatz zum Datenschutzrecht von Virginia

Die Datenschutzerklärung ist in englischer Sprache verfasst, wird aber aus Kulanzgründen in mehreren Sprachen zur Verfügung gestellt. Bei Unstimmigkeiten oder Widersprüchlichkeiten n zwischen diesen Versionen und der englischen Version ist in jedem Fall die englische Version maßgeblich.

Über uns

Wir sind ein globales Unternehmen mit Sitz in San Francisco, Kalifornien, USA. Wir bieten Software zur Dokumentationsautomatisierung als Dienstleistung an, die Unternehmen bei der Rationalisierung von Prozessen zur Erstellung, Genehmigung und elektronischen Unterzeichnung von Vorschlägen, Angeboten, Verträgen und anderen Dokumenten unterstützt. Unternehmen, die unsere Dienste in Anspruch nehmen, können ihren Kunden eine professionellere, zeitnahe und ansprechende Erfahrung bieten.

Über diese Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung regelt die Verarbeitungspraktiken von PandaDoc, Inc. (nachstehend auch „PandaDoc“, „wir“, „unser“ oder „uns“) und den mit ihr verbundenen Unternehmen in Bezug auf die Erhebung, Verwendung und Weitergabe von personenbezogenen Daten oder persönlichen Informationen, die Sie uns durch die Nutzung dieser Website (www.pandadoc.com) (die „Website“), durch die Nutzung eines Produkts oder einer Dienstleistung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf das Software-as-a-Service-Produkt von PandaDoc („SaaS“), das Herunterladen, den Zugriff auf die und/oder die Nutzung der mobile(n) Anwendung von PandaDoc namens PandaDoc („App“), das Erstellen eines Kontos, die Interaktion mit uns, das Einverständnis zum Erhalt von SMS-Mobilnachrichten oder die Nutzung anderer Websites, Seiten, Funktionen oder Inhalte, die wir besitzen, betreiben und/oder bereitstellen (zusammen mit der Website, SaaS und App als die „Dienste“ bezeichnet).

Wenn Sie diese Datenschutzerklärung nicht akzeptieren und/oder die hier dargelegten Bestimmungen nicht erfüllen und/oder einhalten, dürfen Sie unsere Website nicht nutzen.

Indem Sie unsere Datenschutzerklärung akzeptieren und auf unsere Dienste zugreifen und diese nutzen, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre personenbezogenen Daten oder persönlichen Informationen wie in dieser Datenschutzerklärung und im Cookie-Hinweis unter /cookie-notice/ („Cookie-Hinweis“) beschrieben erfassen, speichern, verwenden und weitergeben. Die Nutzung von pandadoc und der App unterliegt den Nutzungsbedingungen von PandaDoc unter /terms-of-use/.

Websites und Dienstleistungen von Dritten 

In einigen Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit einer Vereinbarung mit Dritten verarbeiten. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie sich über Drittanbieter für die jeweiligen Dienste anmelden oder registrieren oder auf einen Link eines Drittanbieters klicken. In diesem Fall regeln die Bedingungen der Vereinbarung und der Datenschutzhinweise des Drittanbieters, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Sie sollten die Bedingungen und Hinweise der Websites Dritter überprüfen, bevor Sie auf die Links klicken. PandaDoc hat keine Kontrolle über die Datenschutzpraktiken von Websites oder Anwendungen, die uns nicht gehören. Wir sind nicht verantwortlich für die Praktiken von Websites und/oder Diensten, die mit unserer Website verlinkt sind, einschließlich der darin enthaltenen Informationen und/oder Inhalte. Bitte denken Sie auch daran, dass, wenn Sie einen Link verwenden, um von unserer Website zu einer anderen Website und/oder einem anderen Dienst zu gelangen, unser Datenschutzhinweis nicht für diese Websites und/oder Dienste Dritter gilt. Ihr Zugriff und Ihre Interaktion auf bzw. mit Websites und/oder Dienste(n) Dritter, einschließlich derer, die einen Link auf unserer Website haben, unterliegen den eigenen Regeln und Richtlinien dieser Drittanbieter. Darüber hinaus erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir nicht verantwortlich sind und keine Kontrolle über Dritte haben, denen Sie den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten gestatten. Wenn Sie eine Website und/oder einen Dienst eines Drittanbieters nutzen und diesem den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten gestatten, tun Sie dies auf eigenes Risiko.

Arten von Informationen, die wir erheben

Wir erfassen „nicht personenbezogene Daten“ und „personenbezogene Daten“. Welche Daten wir von Ihnen erfassen, hängt davon ab, wie Sie die Dienste nutzen. „Nicht personenbezogene Daten“ umfassen Informationen, die nicht dazu verwendet werden können, Sie persönlich zu identifizieren, wie z. B. anonyme Nutzungsdaten, allgemeine demografische Informationen, die wir möglicherweise erfassen, Verweis-/Ausgangsseiten und URLs, Plattformtypen, von Ihnen übermittelte Einstellungen und Einstellungen, die auf der Grundlage der von Ihnen übermittelten Daten und der Anzahl der Klicks generiert werden. „Personenbezogene Daten“ sind Daten, die es ermöglichen, Sie zu identifizieren oder zu kontaktieren, z. B. Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse sowie andere nicht-öffentliche Informationen über Sie, die mit den vorgenannten Daten in Verbindung stehen oder die mit ihnen verknüpft sind. Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Art von Informationen, die wir von Ihnen erfassen und wie wir diese Informationen verwenden.

Neben den Informationen, die wir direkt von Ihnen erheben, können wir auch Informationen über Sie aus anderen Quellen erhalten, einschließlich Dritter, Geschäftspartner, unserer verbundenen Unternehmen oder öffentlich zugänglicher Quellen. Wenn Sie sich zum Beispiel um eine Stelle bewerben oder Mitarbeiter werden, können wir eine Hintergrundprüfung durchführen.

Von Ihnen bereitgestellte Informationen

• Wir erfassen personenbezogene Daten von Ihnen, wie z. B. Ihre Funktion bzw. Ihren Titel, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Postanschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Passwort, wenn Sie sich bei unseren Diensten anmelden oder ein Konto über diese Dienste einrichten.
• Wenn Sie uns mit der Erbringung von Dienstleistungen beauftragen, sammelt unser Zahlungssystem alle Informationen, die für die Durchführung der Transaktion erforderlich sind, einschließlich Ihres Namens, des Firmennamens, der Kreditkarteninformationen, der Rechnungsinformationen und der Informationen für direkte Überweisungen/ACH.
• Wenn Sie uns Feedback geben oder uns per E-Mail kontaktieren, können wir Ihren Namen, sofern angegeben, und Ihre E-Mail-Adresse sowie alle anderen in der E-Mail enthaltenen Inhalte erfassen, um Ihnen eine Antwort zu senden.
• Wenn Sie an einer unserer Umfragen teilnehmen, können wir zusätzliche Informationen erfassen, die Sie wissentlich zur Verfügung stellen.
• Wir speichern die von Ihnen per E-Mail übermittelten Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Bundesgesetzen.
• In Übereinstimmung mit dem CAN-SPAM Act wird in allen E-Mails, die von unserem Unternehmen verschickt werden, klar angegeben, von wem die E-Mail stammt, und es werden eindeutige Informationen darüber gegeben, wie der Absender zu kontaktieren ist. Darüber hinaus enthalten alle E-Mails kurze und präzise Informationen darüber, wie Sie sich aus unserer Mailingliste austragen können, damit Sie keine weiteren E-Mails von uns erhalten.
• Wenn Sie Ihr Gmail-Konto mit der PandaDoc-Anwendung verbinden, erfassen wir die Adresse Ihres Gmail-Kontos, die IP-Adresse und Ihren Namen, um diese Funktion zu aktivieren.

Mittels Technologie erfasste Informationen

Verwendung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Zwecken und Verwendungszwecken verwenden wir Informationen auf die folgende Weise:

Obwohl die obigen Abschnitte unseren Hauptzweck bei der Erhebung Ihrer Daten beschreiben, verfolgen wir in vielen Situationen mehr als einen Zweck. Wenn Sie sich beispielsweise für Dienstleistungen anmelden, erheben wir Ihre Daten, um diese Transaktion abzuschließen, aber wir erheben Ihre Daten auch, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben, Ihre Daten nach Abschluss Ihrer Transaktion zu behalten, damit wir schnell und einfach auf Fragen zu Ihren Dienstleistungen antworten können. Infolgedessen basiert die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten in verschiedenen Zusammenhängen auf Ihrer Zustimmung, der Notwendigkeit für uns, einen Vertrag zu erfüllen, unseren gesetzlichen Verpflichtungen und/oder unserem legitimen Interesse an der Führung unserer Geschäfte.

Verwendung nicht personenbezogener Daten

Im Allgemeinen verwenden wir nicht personenbezogene Daten, um die Dienste zu verbessern und das Benutzererlebnis individuell zu gestalten. Wir fassen zudem nicht personenbezogene Daten zusammen, um Trends zu verfolgen und das Nutzungsverhalten bei den Diensten zu analysieren. Diese Datenschutzerklärung schränkt in keiner Weise unsere Verwendung oder Weitergabe nicht personenbezogener Daten ein, und wir behalten uns das Recht vor, solche nicht personenbezogenen Daten nach unserem Ermessen zu verwenden und an unsere Partner, Werbetreibenden und andere Dritte weiterzugeben.

Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Zusätzlich zu den spezifischen Situationen, die an anderer Stelle in dieser Datenschutzerklärung erörtert werden, können wir personenbezogene Daten in den folgenden Situationen weitergeben:

Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihre Zustimmung nicht verkaufen, verleihen, vermieten oder zu Marketingzwecken an Dritte weitergeben.

Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten

Der Zeitraum der Aufbewahrung personenbezogener Daten hängt von den Zwecken ab, für die diese erfasst und verwendet werden, und/oder von der Einhaltung der geltenden Gesetze. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die sie erhoben und/oder verarbeitet wurden, erforderlich ist. Sofern es technische Einschränkungen gibt, die eine Löschung oder Anonymisierung verhindern, schützen wir personenbezogene Daten und schränken deren aktive Nutzung ein.

Siehe Abschnitt „Ihre Wahlmöglichkeiten“ über die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen

Wir setzen Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Wir wenden diese Maßnahmen unter Berücksichtigung der Sensibilität der von uns erfassten, verwendeten und gespeicherten personenbezogenen Daten und des aktuellen Stands der Technik an. Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Risiken im Zusammenhang mit Datenverlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff sowie unbefugter Offenlegung und Änderung zu minimieren. Wir überprüfen regelmäßig unsere Praktiken der Datenerfassung, -speicherung und -verarbeitung, einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Systeme. Jedes Konto, das Sie auf unserer Website, SaaS oder App haben, ist durch Ihr Kontopasswort geschützt, und wir bitten Sie dringend, Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten sicher zu halten, indem Sie Ihr Passwort nicht preisgeben und sich nach jeder Nutzung von Ihrem Konto abmelden.

Da das Internet keine vollständig sichere Umgebung ist, kann PandaDoc nicht für die Sicherheit der von Ihnen an PandaDoc übermittelten Informationen garantieren oder gewährleisten, dass die Informationen auf der Website nicht durch eine Verletzung unserer physischen, technischen und/oder verwaltungstechnischen Sicherheitsvorkehrungen zugänglich gemacht, offengelegt, verändert und/oder zerstört werden. Darüber hinaus ergreifen wir zwar angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Dienstleister Ihre Informationen vertraulich und sicher behandeln, aber die Praktiken dieser Dienstleister liegen letztlich außerhalb unserer Kontrolle.

Wir sind nicht verantwortlich für die Funktionalität, den Datenschutz und/oder die Sicherheitsmaßnahmen anderer Organisationen. Wenn Sie unsere Website nutzen, bestätigen Sie, dass Sie diese Risiken verstehen und akzeptieren. Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf den Schutz Ihrer Privatsphäre ausüben möchten, klicken Sie unten auf die entsprechende Region:

EU (DSGVO und UK GDPR) und der Rest der Welt

Kalifornien (USA)

Brasilien

Ihre Auswahl

Sie können die folgenden Maßnahmen ergreifen, um die Erhebung oder Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu ändern oder einzuschränken.

Internationale Datenübertragungen

Unser Unternehmen ist weltweit tätig und verfügt über eine globale Infrastruktur. Wir nutzen Cloud Computing, was bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten in ein Land übertragen werden können, in dem die Datenschutzgesetze nicht so streng sind wie in Ihrem Wohnsitzland. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten in Länder, die gemäß den Vorgaben der Europäischen Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau aufweisen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Stellen in den Vereinigten Staaten oder anderen Nicht-EWR-Ländern weitergeben, die nach Ansicht der Europäischen Kommission und des Gerichtshofs der Europäischen Union in seiner Schrems-II-Entscheidung kein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten, lässt die DSGVO andere Lösungen für rechtmäßige grenzüberschreitende Übermittlungen zu. PandaDoc kann sich auf Datenverarbeitungsverträge mit beigefügten Standardvertragsklauseln stützen, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden, oder auf andere geeignete Lösungen, um grenzüberschreitende Übermittlungen zu regeln, wie sie in den Artikeln 46 und 49 der DSGVO vorgeschrieben oder zulässig sind. Wenn solche Gesetze dies erfordern, können Sie eine Kopie der geeigneten Mechanismen anfordern, die wir eingerichtet haben, indem Sie uns kontaktieren.

Teilnahme am EU-/Swiss-U.S. Privacy Shield Framework

Zusätzlich zu den oben dargelegten Mechanismen waren wir zuvor für das EU-US Privacy Shield Framework zertifiziert, das vom US-Handelsministerium in Bezug auf die Erhebung, Verwendung und Aufbewahrung personenbezogener Daten, die aus der EU in die Vereinigten Staaten übertragen werden, eingerichtet wurde. Am 16. Juli 2020 hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) den EU-US Privacy Shield jedoch für ungültig erklärt, und wir können uns bei der Übertragung personenbezogener Daten aus den europäischen Mitgliedsländern in die USA nicht mehr auf unsere EU-US Privacy Shield Framework-Zertifizierung berufen. Stattdessen verlassen wir uns auf andere geeignete, von der DSGVO anerkannte Schutzmaßnahmen, um solche Übertragungen wie oben beschrieben durchzuführen. Wir werden die Grundsätze des Privacy Shield weiterhin auf die personenbezogenen Daten anwenden, die wir vor dem 16. Juli 2020 aus den europäischen Mitgliedsstaaten erhalten haben.

Unsere Teilnahme am EU-US Privacy Shield Framework und am Swiss-US Privacy Shield Framework und die Zertifizierung unserer Einhaltung dieser Rahmenwerke wird vom U.S. Department of Commerce in Bezug auf die Erhebung, Verwendung und Aufbewahrung personenbezogener Daten aus Mitgliedsländern der Europäischen Union, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz, die gemäß Privacy Shield in die Vereinigten Staaten übermittelt werden, festgelegt. Durch die Teilnahme am Privacy Shield Framework haben wir uns damit einverstanden erklärt, dass unsere Einhaltung der behördlichen Durchsetzung der Federal Trade Commission („FTC“) oder anderer gesetzlicher Organe unterliegt, die befugt sind, die Einhaltung der Grundsätze durchzusetzen.

Wenn es einen Konflikt zwischen den Richtlinien in dieser Datenschutzerklärung und den Rechten der betroffenen Person nach den Grundsätzen des Privacy Shield gibt, sind die Grundsätze des Privacy Shield in Bezug auf uns maßgeblich. Von Fall zu Fall werden wir bestimmten rechtmäßigen Aufforderungen zur Offenlegung personenbezogener Daten durch Behörden nachkommen, unter anderem zur Erfüllung von Anforderungen der nationalen Sicherheit oder der Strafverfolgung. Um mehr über das Privacy-Shield-Programm zu erfahren und unsere Zertifizierungsseite zu sehen, besuchen Sie bitte https://www.privacyshield.gov/.

Unsere vertragliche Verantwortlichkeit für personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Privacy Shield erhalten und anschließend an einen Dritten weitergeben, ist in den Grundsätzen des Privacy Shield beschrieben. Insbesondere bleiben wir nach den Grundsätzen des Privacy Shield verantwortlich und haftbar, wenn Dritte, die wir mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Namen beauftragen, dies in einer Weise tun, die mit den Grundsätzen unvereinbar ist, es sei denn, wir weisen nach, dass wir für das Ereignis bzw. die Ereignisse, die den Schaden verursacht haben, nicht verantwortlich sind.

In Übereinstimmung mit den Privacy-Shield-Prinzipien verpflichtet sich PandaDoc, Inc. dazu, Beschwerden hinsichtlich des Datenschutzes und unserer Erfassung oder Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten, die gemäß dem Privacy Shield in die Vereinigten Staaten übermittelt wurden, zu klären. Personen aus der Europäischen Union, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz, die Anfragen oder Beschwerden zu Privacy Shield haben, sollten sich zunächst an PandaDoc wenden. Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf den Schutz Ihrer Privatsphäre ausüben möchten, klicken Sie unten auf die entsprechende Region:

EU (DSGVO und UK GDPR) und der Rest der Welt

Kalifornien (USA)

Brasilien

PandaDoc verpflichtet sich dazu, ungelöste Datenschutzbeschwerden im Rahmen der Privacy-Shield-Prinzipien an eine unabhängige Schlichtungsstelle, das BBB EU Privacy Shield, weiterzuleiten. Wenn Sie keine rechtzeitige Bestätigung Ihrer Beschwerde erhalten oder wenn Ihre Beschwerde nicht zufriedenstellend bearbeitet wird, besuchen Sie bitte https://bbbprograms.org/privacy-shield-complaints/ für weitere Informationen oder um eine Beschwerde einzureichen. Dieser Service ist für Sie kostenlos.

Wenn Ihre Beschwerde im Rahmen des Privacy Shield nicht über die oben genannten Kanäle gelöst werden kann, können Sie unter bestimmten Bedingungen ein verbindliches Schiedsverfahren für einige verbleibende Ansprüche in Anspruch nehmen, die nicht durch andere Rechtsbehelfsmechanismen gelöst wurden. Siehe dazu Anhang 1 unter https://www.privacyshield.gov/article?id=ANNEX-I-introduction

Kinder und Minderjährige 

PandaDoc erfasst wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter dreizehn (13) Jahren. Wenn wir erfahren, dass wir personenbezogene Daten von einem Kind unter dreizehn (13) Jahren erfasst haben, werden wir diese Daten so schnell wie möglich löschen. Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf den Schutz Ihrer Privatsphäre ausüben möchten, klicken Sie unten auf die entsprechende Region:

EU (DSGVO und UK GDPR) und der Rest der Welt

Kalifornien (USA)

Brasilien

Barrierefreiheit 

Wenn Sie sehbehindert sind, können Sie diese Mitteilung über den Audioreader Ihres Browsers aufrufen.

Änderungen an unserer Datenschutzerklärung

Im Allgemeinen werden Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorgenommen, um neue oder geänderte Gesetze und/oder neue oder geänderte Geschäftsverfahren zu berücksichtigen. Wir können diese Datenschutzerklärung jedoch jederzeit mit oder ohne vorherige Ankündigung aktualisieren, daher sollten Sie sie regelmäßig überprüfen. Wir können Ihnen zusätzliche Formen der Benachrichtigung über Änderungen und/oder Aktualisierungen zukommen lassen, sofern dies unter den gegebenen Umständen angemessen ist. Durch die fortgesetzte Nutzung der Website nach einer Änderung dieser Datenschutzerklärung erklären Sie sich mit diesen Änderungen und/oder Aktualisierungen einverstanden. Sie können feststellen, wann diese Datenschutzerklärung zuletzt überarbeitet wurde, indem Sie das Datum der letzten Aktualisierung oben ablesen.

Kontaktaufnahme

Bei Fragen oder Beschwerden bezüglich der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten oder des Datenschutzhinweises wenden Sie sich bitte an uns unter: PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121, USA. Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf den Schutz Ihrer Privatsphäre ausüben möchten, klicken Sie unten auf die entsprechende Region:

EU (DSGVO und UK GDPR) und der Rest der Welt

Kalifornien (USA)

Brasilien