18 bonnes pratiques de gestion des fichiers électroniques
GESTION DE DOCUMENTS AVEC FILTRES
Organisez vos documents à l’aide d’outils de recherche et de filtres avancés
Retrouvez vos documents numériques en temps réel à l’aide d’un système intégré de gestion documentaire. Faites une recherche dans vos archives en toute sécurité à l’aide de filtres avancés pour la gestion des documents, des statuts, d’étiquettes personnalisées, de métadonnées et plus encore.
Aucune carte bancaire n’est requise
Plus de 68,000 entreprises utilisent PandaDoc pour gérer efficacement leurs documents
À quoi servent les filtres avancés pour la gestion des documents ?
Les filtres avancés pour la gestion des documents permettent de trier et d’organiser vos documents en fonction de leurs principales propriétés.
Par exemple, la quasi-totalité des documents dispose d’un propriétaire, d’un destinataire et d’une date d’échéance. Avec les filtres avancés pour la gestion des documents, vous pouvez rechercher et trier ces derniers sur la base de ces informations essentielles.
Cette approche pourtant simple se montre efficace avec les processus documentaires les plus complexes. Avec les filtres avancés pour la gestion des documents, vous pouvez facilement déterminer où en sont des documents donnés dans leur cycle de vie, qui en est responsable et quelles actions doivent être prises.
PandaDoc combine des filtres avancés pour la gestion des documents, une recherche globale et des étiquettes définies par espace de travail afin de muscler les possibilités de tri et d’organisation.
Ne vous laissez pas déborder par vos documents
Gagnez du temps grâce à la recherche
Vous cherchez un document ? Saisissez du texte dans la barre de recherche, puis affinez les résultats obtenus avec les filtres avancés pour la gestion des documents.
Donnez la priorité aux documents essentiels
Appliquez des filtres avancés pour la gestion des documents pour passer en revue ceux d’entre eux qui ont expirés, sont en retard ou nécessitent une action. Exploitez toutes les opportunités.
Filtrez par date, statut, destinataire et plus encore
Utilisez des filtres avancés pour la gestion des documents pour trouver et consulter ces derniers sans fouiller des dizaines de dossiers.
Des outils pour mieux gérer vos informations
Retrouvez rapidement vos fichiers électroniques
Vous en avez assez de chercher partout le fichier dont vous avez besoin ?
Effectuez une d’étiquettes ou de métadonnées pour trouver votre bonheur en un clin d’œil à l’aide des filtres avancés pour la gestion des documents. Vous pouvez même retrouver facilement les documents créés par des utilisateurs spécifiques de votre espace de travail.
Numérisez votre système de gestion documentaire
Oubliez les documents papier et les armoires de classement pour passer au dématérialisé.
PandaDoc indexe vos fichiers en procédant à une reconnaissance optique des caractères. Vous pouvez ainsi faire immédiatement des recherches dans vos archives à partir d’une phrase, d’un titre de document, d’un utilisateur ou bien d’autres critères.
Travaillez plus efficacement grâce aux filtres avancés
Recherchez et filtrez vos documents en fonction de leur statut.
Envoyez des rappels pour les contrats en attente d’approbation, relancez les prospects qui n’ont pas consulté les propositions qui leur ont été envoyées ou informez votre équipe qu’un contrat a été réglé.
Les listes globales permettent aux commerciaux de suivre de près leur pipeline de vente en assurant la visibilité des transactions pour lesquelles une action est possible.
« Grâce à PandaDoc, nous avons gagné en efficacité et pouvons envoyer les dossiers de recrutement rapidement aux candidats. Sans PandaDoc, cette tâche nous prendrait un temps fou. »
Directrice Systèmes et processus commerciaux
Gérez avec professionnalisme les documents importants
Renouvellements
Simplifiez la gestion des contrats et veillez à ne manquer aucun délai essentiel.
Filtrez vos contrats pour les trier par date de renouvellement afin de pouvoir contacter vos clients avant l’expiration de leur contrat.
Vous pouvez même aller plus loin avec des filtres portant sur le type de contrat et le secteur : analysez les anciens renouvellements pour détecter d’éventuelles tendances et optimiser votre communication.
Processus d’accueil
Bien souvent, le recrutement génère une masse considérable de documents : contrats de travail, formulaires de conformité, etc.
Les outils de recherche de PandaDoc permettent de retrouver sans difficulté les documents de recrutement, même des années plus tard. Il suffit de saisir un nom dans la barre de recherche ou de filtrer par destinataire pour retrouver immédiatement le document qui vous intéresse.
Factures
Vous en avez assez de fouiller dans tous vos e-mails et dossiers pour retrouver des factures ?
Avec PandaDoc, vous pouvez faire une recherche par entreprise et date d’échéance pour retrouver rapidement les documents demandant une action. Vous pouvez ainsi relancer
les destinataires qui n’ont pas répondu et vous faire payer en toute simplicité.
Fichiers perdus
Quelle équipe n’a jamais perdu un document ? Il suffit d’un fichier rangé dans le mauvais dossier.
Avec PandaDoc, une simple recherche suffit à remettre la main dessus.
Saisissez les informations le concernant dans la barre de recherche : PandaDoc va analyser tous les fichiers de votre espace de travail pour le retrouver.
Simplifiez l’administratif avec les filtres et les outils de recherche
Retrouvez tous vos documents plus rapidement et plus facilement avec PandaDoc
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