PandaDoc is een compleet platform voor documentbeheer. Teams kunnen hierin digitale documenten opstellen, samen aan de documenten werken, deze automatiseren en elektronisch ondertekenen.

Daarnaast kunnen gebruikers de opgestelde documenten opslaan in de aan hun werkruimte gekoppelde cloudopslag.

Bedrijven die hun gegevens willen beveiligen en processen willen samenvoegen, kunnen elektronisch bewaren in PandaDoc gebruiken.

PandaDoc biedt veel opties om bestanden te ordenen.

In de meeste elektronische documentbeheersystemen (ook wel DMS of EDMS genoemd) worden documenten ingedeeld op basis van zaken als metagegevens en tags, of moeten gebruikers een mapstructuur maken voor logische navigatie.

Al deze functies zijn beschikbaar voor PandaDoc-gebruikers. Sommige functies, zoals automatische nummering, kunnen zelfs een back-up bieden als de naamgevingsconventies voor bestanden tot verwarring leiden.

Andere belangrijke informatie voor een bestand, zoals audittrails en versiebeheer, is gekoppeld aan de documenten zelf. Hierdoor worden alle documentwijzigingen op één plek bewaard.

Al deze zoek- en sorteertools zijn automatisch geïntegreerd in je PandaDoc-werkruimte.

Op het tabblad Documenten kun je met vooraf gedefinieerde filters documenten sorteren die niet in je mappenstructuur zijn gearchiveerd. Als je de inhoud van een bepaalde map wilt filteren, moet je eerst naar de juiste map in je documentenopslag gaan.

Onthoud dat je deze stap kunt overslaan door te zoeken met de zoekbalk. Je zoekopdracht geeft een lijst met resultaten op basis van wat je hebt ingevoerd. Daarna kun je filters gebruiken om de zoekopdracht te verfijnen en specifieke documenten te zoeken.

Tags zijn een krachtig hulpmiddel, maar moeten handmatig aan specifieke bestanden en mappen worden toegewezen. Het kan enige tijd duren om dit in te stellen, maar daarna heb je mogelijkheden voor contentbeheer die je met een eerste filtering niet kunt bereiken.

Dit hangt af van het bestandstype en waarvoor je het gebruikt.

PandaDoc is bijvoorbeeld uitstekend voor documentbeheer. We zijn een goede optie wanneer teams documenten met gevoelige informatie moeten opslaan of delen, of wanneer ze moeten voldoen aan specifieke wettelijke vereisten, zoals HIPAA. We bieden een ruime keuze aan samenwerkingstools waarmee deze processen eenvoudiger en efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

Maar als je een bestandsbeheersysteem nodig hebt voor gegevens in een andere indeling (muziekbestanden, foto’s, enz.), moet je dat meenemen in je besluitvormingsproces bij het selecteren van je bestandsbeheersoftware.

De meeste bedrijven en teams hebben al een archiveringssysteem, ook al is het niet erg goed georganiseerd.

Bestanden worden doorgaans opgeslagen in een reeks mappen op een harde schijf. Je kunt een bestand vinden door te klikken op de mappen of te zoeken op de bestandsnaam. De structuren zijn bekend en gebruikelijk in de meeste branches.

PandaDOc biedt een gedigitaliseerde versie van die basisstructuur in de cloud, met enkele extra functies zoals verbeterde toegangscontrole en betere rechten.

De aanpak is min of meer vergelijkbaar. Zo is het voor teams eenvoudig om veel bestaande bestanden (DOCX, PDF, enz.) te importeren in het PandaDoc-ecosysteem voor beter bestandsbeheer op de lange termijn.