PandaDoc ist eine Komplettlösung für das Dokumenten-Management, die Teams dabei unterstützt, digitale Dokumente zu erstellen, zusammen daran zu arbeiten, Abläufe zu automatisieren und Dokumente elektronisch zu unterschreiben.

Zusätzlich können Benutzer Dokumente, die mit dem verbundenen Cloud-Speicher erstellt wurden, sicher speichern.

Für Unternehmen, die ihre Datensicherheit verbessern und ihre Geschäftsprozesse konsolidieren möchten, ist die Speicherung elektronischer Unterlagen innerhalb von PandaDoc eine ausgezeichnete Option.

PandaDoc bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Dateien übersichtlich zu organisieren.

Die meisten elektronischen Dokumenten-Managementsysteme (auch bekannt als DMS oder EDMS) nutzen dabei Funktionen wie Dokumentenmetadaten und -Tags oder lassen Benutzer Ordnerstrukturen erstellen, um eine logische Navigation zu ermöglichen.

All diese Funktionen stehen auch PandaDoc-Nutzern zur Verfügung. Einige Features, wie die automatische Nummerierung, können sogar eine hilfreiche Backup-Option sein, falls die Dateibenennung etwas verwirrend wird.

Wichtige Informationen, die an eine Datei angehängt sind, wie Audit Trails oder die Versionskontrolle, werden direkt an die Dokumente angefügt. So sind alle Änderungen stets an einer Stelle gespeichert und leicht nachvollziehbar.

Alle diese Suchtools und Sortierfunktionen sind automatisch in Ihren PandaDoc-Arbeitsbereich integriert.

Auf der Registerkarte „Dokumente“ können Sie mit vordefinierten Filtern durch Dokumente navigieren, die noch nicht in der Ordnerhierarchie archiviert wurden. Wenn Sie den Inhalt eines bestimmten Ordners filtern möchten, müssen Sie zunächst zum entsprechenden Ordner in Ihrem Dokumentspeicher wechseln.

Sie können diesen Schritt auch überspringen und die Suchleiste nutzen. Die Suche liefert eine Ergebnisliste basierend auf Ihren Eingaben. Mit weiteren Filtern lässt sie sich genauer eingrenzen, sodass Sie problemlos die richten Dokumente finden.

Tags sind ein leistungsstarkes Tool. Zwar müssen sie bestimmten Dateien und Ordnern manuell zugewiesen werden, was anfangs etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Doch der Aufwand lohnt sich: Mit Tags können Sie das Content-Management individuell gestalten und Bereiche abdecken, die über die einfachen Filter hinausgehen

Das hängt vom Dateityp und vom Anwendungsfall ab.

PandaDoc eignet sich etwa hervorragend für das Dokumentenmanagement. Wenn Teams mit sensiblen Informationen arbeiten oder gesetzliche Vorgaben wie HIPAA einhalten müssen, sind wir die richtige Wahl. Unsere leistungsstarken Tools erleichtern die Zusammenarbeit, optimieren Prozesse und vermeiden unnötige Reibungsverluste.

Wer mit speziellen Dateiformaten wie Musikdateien, Fotos usw. arbeitet, sollte das bei der Wahl der passenden Dateimanagementsoftware unbedingt berücksichtigen.

Die meisten Unternehmen und Teams verfügen bereits über ein Dateisystem, auch wenn es nicht sehr übersichtlich ist.

In der Regel werden Dateien in mehreren Ordnern auf einer Festplatte gespeichert und sind durch Klicken auf die Ordner oder Suchen nach Dateinamen auffindbar. Die Strukturen sind vertraut und in den meisten Branchen üblich.

PandaDOc bietet eine digitalisierte, Cloud-basierte Version dieser Grundstruktur sowie einige zusätzliche Funktionen wie optimierte Zugriffskontrolle und verbessertee Berechtigungen.

Im Prinzip ist der Ansatz ähnlich. So können Teams die meisten vorhandenen Dateien (DOCX, PDF usw.) einfach in die PandaDoc-Umgebung importieren, um sie langfristig besser zu verwalten.