Voor bulkverzending van een document heb je twee dingen nodig:

• Een documentsjabloon
• Een csv-bestand met de verzendinformatie

Bij bulkverzending wordt de inhoud van je csv-bestand automatisch ingevoegd in het documentsjabloon, waarna de gegenereerde documenten volledig geautomatiseerd worden verzonden.

Bij het bouwen van je sjabloon voeg je op de juiste plekken een variabele in. Die variabelen dienen als tijdelijke aanduiding voor persoonsgebonden informatie, zoals de naam, aanhef en adresgegevens van de ontvangende partij.

In Google Sheets of Microsoft Excel stel je een spreadsheet in csv-formaat samen, met voor elke variabele een aparte kolom. Ook alle e-mailadressen zet je in één kolom.

Opmerking: De kolom met de e-mailadressen fungeert als basiskolom. Zorg dus dat de informatie in de naastgelegen rijen klopt, zodat je zeker weet dat iedereen de juiste versie krijgt.

Ja. Bulkverzending is een geautomatiseerd proces dat een aantal handelingen zo efficiënt mogelijk laat verlopen.

Die automatisering betekent ook je het onderstaande juist niet kunt doen:

• Meerdere documenten ter ondertekening naar dezelfde persoon sturen
• Eén document ter ondertekening naar meerdere mensen sturen
• Een ondertekeningsvolgorde instellen
• Per document andere rechten instellen
• Voor elke ontvanger een andere prijs invoegen
• Het sjabloon voor elk afzonderlijk document aanpassen

Als je iets in een document moet aanpassen wat je niet met een variabele kunt regelen, kun je dat document niet in bulk verzenden.

Zodra je je documenten in bulk hebt verzonden, maakt PandaDoc een aparte map aan in het gedeelte met je documenten. De naam van de map bestaat uit de naam van het gebruikte sjabloon en de verzenddatum. In deze map staan alle documenten die in bulk zijn verzonden, dus hier kun je ze stuk voor stuk inzien.

De geadresseerden ontvangen je document per e-mail en doorlopen dezelfde controle- en ondertekeningsstappen die in PandaDoc voor alle andere documenten gelden.

De geadresseerden kunnen niet zien dat het document naar meerdere mensen tegelijk is uitgestuurd.

Met een jaarabonnement op een Business- of Enterprise-pakket kun je per account jaarlijks 250 documenten gratis in bulk verzenden.

Wil je meer documenten versturen, dan kun je een aanvulling kopen voor $ 2 per document. Zo’n aanvulling vervalt aan het einde van de abonnementstermijn.

Nee.

Met bulkverzending stuur je één document naar meerdere geadresseerden tegelijk. Dat is handig als je een standaarddocument naar een bepaalde groep individuen wilt sturen die verder niets met elkaar te maken hebben.

Bij documentbundeling stuur je in één keer meerdere documenten tegelijk naar een groep ontvangers of ondertekenaars die bij elkaar horen. Deze optie komt bijvoorbeeld goed van pas als de juridische afdeling een contract en een geheimhoudingsverklaring naar vijf ondertekenaars van een nieuwe klant wil sturen. Die documenten gaan dan tegelijk naar de hele groep.

De bulkverzending in PandaDoc werkt ongeveer hetzelfde als de bulkdistributiefunctie van andere platforms.

In Docusign maak je bijvoorbeeld gebruik van een Docusign-sjabloon dat op de standaardmanier wordt gemaakt en een verzendlijst die vergelijkbaar is met het csv-bestand dat je in PandaDoc gebruikt.

Het grootste verschil tussen PandaDoc en de meeste concurrenten is dat je met PandaDoc meer bewerkingsmogelijkheden hebt. In PandaDoc kun je een nieuw sjabloon namelijk in de editor maken en verder aanpassen, en het vervolgens in één moeite door verzenden. Dat gebruiksgemak bieden andere platforms niet.